Українською: Діловодство; Секретарська справа.   Добавить в Избранное   Сделать Стартовой
  Главная



ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

 Формирование дел - группировка документов в дела согласно номенклатуры.

К началу нового года разрабатывается или пересматривается номенклатура дел. Готовятся папки для формирования новых дел согласно номенклатуры дел.

На папках указываются реквизиты:

¨      наименование вышестоящей организации;

¨      наименование учреждения;

¨      наименование структурного подразделения;

¨      номер (индекс) дела;

¨      название дела;

¨      дата (начало и окончание);

¨      количество листов;

¨      срок хранения.

На делах постоянного хранения указывается: “хранить постоянно”.

Исполненные документы распределяются и раскладываются в дела в день исполнения или на следующий день.

В дела подшиваются документы, исполненные в течение одного календарного года, в которых проставлены все делопроизводственные пометки. Прежде необходимо проверить наличие реквизитов: подписи, даты, индекса, заверительной надписи, отметки об исполнении (В дело № ).

Документы постоянного хранения - уставы, приказы, положения, отчеты, протоколы собраний. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.

При большем количестве документов их формируют в самостоятельные дела по узким вопросам: “Переписка с фирмой “Омега” о поставке множительной техники”, “Переписка с облстатом”, “Переписка со строительной фирмой “Атлант” и т.д.

Документы  подшивают в хронологическом, алфавитном или нумерационном порядке. Документы личных дел следует подшивать в алфавитном порядке. Накладные и квитанции - в нумерационном. В хронологическом порядке подшивают служебные письма, систематизируя их так, чтобы письмо-ответ было подшито за письмом-запросом. По хронологии подшивают распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления).

Дела по заявлениям и жалобам граждан формируют отдельно от общей переписки.

Приказы по общей деятельности подшивают в дела отдельно от приказов по личному составу.

Приложения к документам большого объема подшивают в отдельные тома, а небольшие - присоединяют к документам, к которым они относятся.

Документы оформляют в твердых папках-скоросшивателях или в более удобных папках-регистраторах, применяемых в последнее время.

Оформление дел проводится тщательно, чтобы в архив поступали дела, не требующие дополнительной обработки.

Хранить дела следует в запирающихся шкафах, разделенных на ячейки, в которых можно поставить 5-10 папок с документами.

Располагают папки вертикально, что обеспечивает быстрый поиск нужного дела. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа крепится копия НД. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать НД. При поиске документов сначала находят номер нужного дела по номенклатуре, затем по номеру - папку с документами.

В последнее время получила распространение система подвесного хранения в специальных шкафах, сложная по устройству, но обеспечивает компактное хранение и быстрый поиск.

Горизонтальный способ хранения - менее удобен (папки лежат стопками).

При формировании дел следует руководствоваться следующими правилами:

1 - документы группируют в дела только за календарный год;

2 - исключение составляют переходящие дела, а также личные дела, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника в учреждении;

3 - документы учебного заведения формируют за учебный год;

4 - нельзя помещать в дело документы постоянного и временного хранения;

5 - включают в дело документы в одном экземпляре; черновики и размноженные копии в дело не подшивают.

При выдаче документа, подшитого в дело, на его место закладывается лист-заместитель, в котором указывается: кому, когда и на какой срок выдан документ.

При необходимости дело может быть выдано во временное пользование. На его место помещается карта-заместитель с указанием номера дела, даты выдачи, фамилии лица, которому оно выдано, даты возвращения, росписи в получении и приеме дела.

Выдача бухгалтерских дел производится по распоряжению главного бухгалтера.

Выдачу копий документов, вынос дел из учреждения или передача в другое структурное подразделение можно производить только с разрешения руководителя учреждения или начальника структурного подразделения.

Выдавать документы из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (по требованию судебно-следственных органов) изъятие производится с разрешения руководителя, а вместо документа оставляют заверенную копию и акт о причине изъятия.

Хранятся дела централизованно в канцелярии или в структурных подразделениях (у исполнителей – нежелательно). Дела должны храниться в шкафах.

Заключительным этапом работы с документами является подготовка дел к сдаче в архив для последующего хранения.

В структурных подразделениях дела хранятся еще год после их формирования для дальнейшей работы, а потом их сдают в архив.

Главная | Контакты | Женский форум | Знакомства | Дом в селе

Rambler's Top100

© 2000-2018 Юлия Сержан