Українською: Діловодство; Секретарська справа.   Добавить в Избранное   Сделать Стартовой
  Главная



ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАССМОТРЕНИЕ (РАЗМЕТКА) ДОКУМЕНТОВ

 1.     Поступающая корреспонденция подлежит обязательному предварительному рассмотрению, которое осуществляется в день их получения. Поручения вышестоящих органов, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.

2.     Секретарь распределяет документы на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации. Не регистрируют документы бухгалтерского учета, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, извещения, заявки, рекламные письма, прайс-листы, каталоги, письма с пометкой "лично", а также документы, поступающие в копиях для сведения.

3.     Нерегистрируемые документы раскладываются в сортировочном устройстве по структурным подразделениям для доставки по назначению. Остальная документация передается для регистрации.

4.   На регистрируемых документах проставляется штамп. В него входят: наименование фирмы-получателя корреспонденции, входящий номер (индекс) и дата поступления документа. Штамп располагается в правом нижнем углу первой страницы документа. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте.

5.     Индекс документа проставляется в штампе в момент регистрации.

6.     После проставления штампа секретарь "фильтрует" корреспонденцию. Основная задача предварительного рассмотрения – отобрать руководителю организации наиболее важные и срочные документы.

7.     Документы складывают в папку и передают на подпись руководителю. На папке указывается: "НА РАССМОТРЕНИЕ", "К  ДОКЛАДУ"  или указывается фамилия с инициалами.

8.     Документы, не требующие принятия решения руководителя, передаются зам.руководителя, руководителям структурных подразделений.

9.   В организации имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами, условно обозначаются двузначными числами: 01 – руководитель организации, 02 – заместитель, 03 – секретариат, 04 – отдел кадров и т.д.

10.  На документах, передаваемых в структурные подразделения, секретарь проставляет в правом верхнем углу листа шифр (номер) подразделения, например ОК или 04.

11.     При передаче непосредственно исполнителям указывается фамилия и инициалы. Шифр и фамилия обводятся карандашом для отличия от др.пометок.

Главная | Контакты | Женский форум | Знакомства | Дом в селе

Rambler's Top100

© 2000-2018 Юлия Сержан