Українською: Діловодство; Секретарська справа.   Добавить в Избранное   Сделать Стартовой
  Главная



НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (НД) - систематизированный список наименований дел с указанием сроков хранения.

Номенклатура дел необходима для:

¨       быстрого поиска документов по их видам;

¨       распределения исполненных документов в дела;

¨       установления сроков хранения;

¨       создания справочной картотеки исполненных документов.

Существует три вида номенклатуры дел:

1 - типовая - обязательная;

2 - примерная - рекомендательная;

3 - индивидуальная.

Типовая и примерная НД разрабатываются и рассылаются вышестоящими организациями - министерствами, ведомствами, главными управлениями, облисполкомами, промышленными объединениями и т.д. и согласовываются с архивными учреждениями.

На основе типовой и примерной НД организации разрабатывают индивидуальную НД. Ответственность за разработку НД возлагается на заведующего канцелярией, секретариат или секретаря.

НД структурного подразделения разрабатывает его руководитель, привлекая к этой работе специалистов и лиц, ответственных за делопроизводство.

НД структурного подразделения печатается в 3-х экз., подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с архивом учреждения и передается:

1 экз. - канцелярии;

2 экз. - структурному подразделению;

3 экз. - в архив.

После создания НД структурными подразделениями составляется сводная НД всего учреждения, которая слагается из НД всех подразделений, затем утверждается руководителем и согласовывается с архивным учреждением.

Сводную НД в учреждениях I и II категории разрабатывает зав.канцеля-рией, III и IV категории - секретарь. К разработке привлекают заведующего ведомственным архивом или сотрудника, ответственного за архив.

В сводной НД в первой графе проставляют индексы дел.

Во второй графе указывают наименования разделов НД. Индексы разделов номенклатуры соответствуют индексам структурных подразделений.

Третью графу номенклатуры заполняют в структурном подразделении в конце года, когда известно число дел и томов, образовавшихся в истекшем году.

В четвертой графе указывают срок хранения дел и номер статьи перечня, согласно которой он установлен.

В графе “Примечания” на протяжении периода действия номенклатуры проставляют отметки: о заведении дел, уничтожении дел, передаче их в архив учреждения или др. учреждения, о переходящих делах и т.д.

В сводной НД первым разделом ставится делопроизводственная служба (канцелярия), а общественные организации - в конце после структурных подразделений. Например: канцелярия, производственно-технический отдел, плановый отдел, бухгалтерия, отдел кадров, профсоюзный комитет.

НД учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экз. хранится в канцелярии; второй - используется канцелярией в качестве рабочего экземпляра; третий - находится в ведомственном архиве в качестве рабочего документа; четвертый - в гос.архиве.

НД вводится в действие с 1 января следующего года. Если функции и задачи учреждения не меняются, номенклатура может оставаться в течение нескольких лет без изменений. Однако, она подлежит пересоставлению и согласованию не реже одного раза в пять лет.

В конце текущего года заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел за год. Итоговая запись в сводной НД подписывается зав.канцелярией, утверждается руководителем организации и согласовывается с архивом учреждения.

Главная | Контакты | Женский форум | Знакомства | Дом в селе

Rambler's Top100

© 2000-2018 Юлия Сержан