Українською: Діловодство; Секретарська справа.   Добавить в Избранное   Сделать Стартовой
  Главная



ОРГАНИЗАЦИЯ  ПРИЕМА  ПОСЕТИТЕЛЕЙ

Одним из важнейших  видов деятельности руководителя является прием посетителей, который можно разделить на три вида:

а)      прием сотрудников своего учреждения по текущим делам;

б)      прием посетителей других организаций, в т.ч. делегаций;

в)      прием посетителей по личным вопросам.

1. Организуя прием сотрудников, секретарь обязан:

а)      знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время и пропускать их безпрепятственно;

б)      довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема и предупредить о них посетителей;

в)         сообщать руководителю о посетителе с помощью переговорного устройства.

2. Организуя прием командированных из других организаций, секретарь обязан:

а)         выяснить, согласовано ли заранее посещение;

б)         выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель;

в)         отметить командировочное удостоверение;

г)      оказать помощь в подборе необходимых материалов;

д)         выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей; если нет, то оказать помощь в решении этого вопроса;

Если на прием прибыла делегация, то секретарю необходимо позаботиться заранее о выделении сотрудника учреждения, который будет сопровождать делегацию по объектам.

3. Организация приема посетителей по личным вопросам:

а)         секретарь проводит запись на прием предварительно в карточках или журнале приема посетителей по форме: 

№ п/п

Дата и время приема

Фамилия, имя, отчество

Место работы

Примечание

 

б)      в дни приема сотрудники, которые могут понадобиться руководителю, должны быть на рабочем месте, чтобы в случае необходимости руководитель мог переговорить с ними по телефону или вызвать к себе;

в)      если в дни приема руководитель отсутствует, прием осуществляет работник, исполняющий обязанности руководителя;

г)      если прием отменяется по уважительной причине, секретарь обязан известить посетителей об этом заранее и сообщить время, на которое прием переносится.

Обязанности секретаря во время приема:

а)         позаботиться, чтобы была вывешена табличка о днях и времени приема посетителей;

б)      вести учет посетителей и контролировать выполнение решений, принимаемых во время приема посетителей;

в)            следить за очередностью приема и регламентом беседы.

Главная | Контакты | Женский форум | Знакомства | Дом в селе

Rambler's Top100

© 2000-2018 Юлия Сержан