Українською: Діловодство; Секретарська справа.   Добавить в Избранное   Сделать Стартовой
  Главная



работа секретаря  по организации и проведению совещаний, заседаний, собраний

 Для решения вопросов, требующих коллегиального обсуждения, проводятся различного рода совещания, заседания, собрания. В зависимости от состава участников, периодичности проведения и характера обсуждаемых вопросов, они делятся на:

·     диспетчерские (ежедневные);

·     еженедельные;

·     ежемесячные собрания, заседания;

·     конференции;

·     пленумы, симпозиумы и т.д.

Есть выражение: «Хочешь сократить длительность совещания - не жалей времени на его подготовку».

1. Крупные совещания проводятся по плану, который дает возможность секретарю заранее продумать мероприятия по их подготовке.

Техническое оснащение совещания: стулья, столы (для президиума), меловая доска, микрофон, трибуна, аптечка с медикаментами и т.д.

Вместе с техническим персоналом секретарь проверяет исправность сетевых розеток, видео- и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров, экранов и т.д.

Необходимо предусмотреть рабочее место для стенографистки, при необходимости - присутствие переводчика.

Организационное обеспечение участников совещания:

·     регистрация;

·     размещение;

·     транспортное обеспечение;

·     питание;

·     культурно-массовые мероприятия;

·     снабжение канцпринадлежностями;

·     оснащение помещения техническими средствами.

2. Секретарь, как правило, ведет подготовку к оперативным совещаниям, которые проводятся раз в неделю или ежедневно в кабинете руководителя.

Обязанности секретаря по подготовке оперативного совещания:

·     оповещает участников совещания;

·     осуществляет контроль за их своевременной явкой;

·     выясняет и докладывает руководителя о причинах отсутствия участников на совещании;

·     обеспечивает канцтоварами, стульями участников совещания;

·     после окончания совещания приводит в порядок кабинет.

3. Если руководитель приглашен на совещание, то секретарь должен:

·     заранее подготовить для него нужные документы;

·     отпечатать текст доклада;

·     своевременно напомнить руководителю о дате, месте и часе совещания, его продолжительности.

4. Если руководитель посылает на совещание своего заместителя, то секретарь должен сообщить ему всю необходимую информацию и обеспечить соответствующими материалами.

Главная | Контакты | Женский форум | Знакомства | Дом в селе

Rambler's Top100

© 2000-2018 Юлия Сержан