ПРАВИЛА  СОСТАВЛЕНИЯ  ДЕЛОВЫХ  ПИСЕМ
 НА  АНГЛИЙСКОМ  ЯЗЫКЕ

 Сегодня расширение международных деловых контактов стало реальностью. Однако очень часто нашим руководителям, секретарям, менеджерам не хватает знаний в области документооборота с иностранными партнерами. Правильно составленное деловое письмо позволяет свободное и равноправное общение с зарубежными фирмами и организациями.

Основное правило: пишите прости и ясно, используя, по мере возможности, короткие фразы, избегайте излишней фамильярности, кроме случаев, когда адресат является вашим старым другом.

КОНВЕРТ 

Адрес на конверте печатается на машинке. Если оформление конверта производится на компьютере, то адрес отправления и обратный адрес печатаются на отдельных листах бумаги и затем наклеиваются на конверт.

 Образец заполнения конверта 

Порядок расположения реквизитов в адресе следующий:

1-я строка - имя, фамилия адресата;

2-я строка - название фирмы или учреждения (если частное письмо, то 2-я строка отсутствует);

3-я строка - номер дома и улица;

4-я строка - название города.

Образцы написания адресов на конвертах: 

REGISTERED

Messrs. Smith. and Co., Limited

25 Leadenhall Street,

London, E.C.,

England

The Modern Machine Tool Corporation,

280 Lincoln Street,

Chicago, Illinois,

U.S.A.

Если письмо адресуется за границу, то присутствует 5-я строка - название страны.

Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие способ отправки, а именно: 

Если письмо адресуется лицу, чей точный адрес вы не знаете, то его следует направить в какую-либо организацию, с которой данное лицо поддерживает деловую связь и которая может передать или переслать ему это письмо. Тогда перед названием организации пишутся слова In care of или Care of (сокращенно С/о). Эти слова означают “на попечение” и употребляются в смысле “по адресу”.

Например, письмо инженеру импортного объединения, уехавшему в командировку в Нью-Йорк и связанному по работе с обществом Амторг, может быть адресовано следующим образом.

Mr.A.B.Ivanov,

C/o Amtorg Trading Corporation,

20 Madison Avenue,

New York, N.Y.,

U.S.A.

Если письмо адресуется в США, то необходимо после названия города указать название штата. Например, в США есть 5 городов с названием Нью-Йорк, 5 - с названием Филадельфия, 12 - с названием Бостон и т.д.

Названия штатов имеют свои сокращения (справочник). Название города Нью-Йорк в штате того же названия пишется двояким образом:

New York, N.Y.  или   New York City

Коммерческое письмо обычно пишут по установленной форме на напечатанных типографским способом бланках.

Его принято делить на следующие части:

1. Название и адрес отправителя письма (заголовок).

2. Дата отправления письма.

3. Название и адрес получателя письма (внутренний адрес).

4. Вступительное обращение.

5. Основной текст письма.

6. Заключительное приветствие.

7. Подпись.