Українською: Діловодство; Секретарська справа.   Добавить в Избранное   Сделать Стартовой
  Главная



ОСНОВЫ МАШИНОПИСИ

Формат  бумаги

Оформление  машинописной  страницы

Нумерация  страниц

Письмо  с  оборотом

Нумерация  пунктов

Абзац

Знаки

Оформление  заголовков  и  подзаголовков

Оформление  примечаний,  приложений,  оснований

Оформление  ссылок

 

ФОРМАТ  БУМАГИ

1.            Служебную документацию оформляют на бумаге стандартных форматов. Формат бумаги зависит от того, где ее используют: на ПК, ПМ, копировальной или множительной технике.

2.            Согласно   ГОСТ   все    форматы   делятся   на   три   ряда:  А, В, С.

Ряд А - основной, используется для изготовления писчей бумаги. Ряды В и С - дополнительные, используются для изготовления папок, конвертов, обложек.

3.         Все ряды делятся на классы.  Ряд А имеет 13 классов: А1, А2, А3 ... и т.д.  Исходный формат ряда А - А0 = 841 ´ 1189 мм.

Ряд А1 = 594 ´ 841 мм

Ряд А2 = 420 ´ 594 мм

Ряд А3 = 297 ´ 420 мм

Ряд А4 = 210 ´ 297 мм

Ряд А5 = 148 ´ 210 мм

Ряд А6 = 105 ´ 148 мм

Наиболее употребляемые форматы - А4 и А5.

 

ОФОРМЛЕНИЕ  МАШИНОПИСНОЙ  СТРАНИЦЫ

1.            Машинописная страница заполняется текстом, цифровым или смешанным текстом, который ограничивается полями.

2.            Страница имеет левое, правое, верхнее и нижнее поля. Размер левого поля составляет 35 мм (на ПМ - 13 ударов по клавишу пробела). Размер правого - не менее 8 мм (на ПМ - 3-4 удара по клавишу обратного хода каретки). Верхнее поле - 20 мм (на ПМ - 4,5 удара интервальной ручкой). Нижнее поле: не менее 19 мм - для формата А4, не менее 16 мм - для формата А5.

3.         Левое поле предназначено для подшивки в скоросшиватель, для переплета рукописи.

4.         Правое поле предназначено для того, чтобы не затирались буквы при использовании документов.

5.     На верхнем и нижнем полях проставляют делопроизводственные пометки.

 

НУМЕРАЦИЯ  СТРАНИЦ

При выполнении текста на нескольких страницах первую страницу не нумеруют, но учитывают.

Страницы нумеруют арабскими цифрами. Номер страницы располагают посередине страницы от 4-го положения табулятора, отступив от верхнего края листа 10-15 мм. Знак “№” и точка после цифры  не  ставятся.   От  номера  страницы  до  первой  строки  текста -

2,5 интервала.

 

ПИСЬМО  С  ОБОРОТОМ

При письме текста большого объема его располагают с двух сторон  листа.  Нумеруют   в  правом  верхнем  углу страницы, отступив сверху 10 мм. Поля на обратной стороне листа должны быть обратными, т.е. левое поле - 8-10 мм, правое - 35 мм, а лицевые стороны последующих листов будут нечетными. На двух сторонах листа печатают документы со сроком хранения до 3-х лет.

 

НУМЕРАЦИЯ  ПУНКТОВ

В машинописных работах существуют два способа нумерации пунктов:

1)  с красной строки (с абзаца);

2)  от нулевого положения табулятора (от левого поля).

Нумерацию пунктов выполняют арабскими цифрами. После цифры ставится точка, затем пробел и с прописной буквы печатают текст.

Наиболее распространен вариант нумерации пунктов с абзацного отступа. Применяется при оформлении положений, приказов, инструкций, правил, где каждый пункт может содержать несколько строк. В этом случае первую строку, содержащую порядковый номер пункта, пишут с абзацного отступа, а все последующие строки - от левого поля. Текст можно писать через один, полтора или два интервала. Если текст оформляют через один интервал, то между пунктами делают по два интервала.

Нумерация пунктов от левого поля применяется в случае, когда содержание текста пунктов вместе с порядковым номером не превышает размера одной машинописной строки, т.е. 64-х ударов: списки, перечни, реестры. Пункты при этом располагают через полтора или два интервала.

Этот вариант можно использовать при оформлении работ на бумаге малого формата: карточек, билетов. В этом случае размер машинописной строки может быть меньше стандартного, а текст пунктов будет располагаться в несколько строк. В этом случае вторую и все последующие строки необходимо писать не от левого поля формата, а отступив три-четыре знака, то есть столбиком одну под другой через один интервал, а между пунктами - по два интервала.

Существует две системы нумерации пунктов: традиционная и новая. При оформлении отчетов, инструкций, контрактов и других документов применяют одну из них.

Традиционная - обозначение римскими, арабскими цифрами и буквами. Если текст сложный, то цифры и буквы используют в такой последовательности:

 

А

Б

В

Г

I

II

III

IV

1

2

3

4

а

б

в

г

 

Прописными буквами пользуются редко. Чаще используют:

                   раздел - римскими

                   подраздел - арабскими цифрами

                   пункты - строчными буквами

Новая - применяется в научно-технической литературе и в делопроизводстве, оформляется только арабскими цифрами.

 

1. раздел
1.1. часть
1.1.1. пункт
1.1.1.1. подпункт

 

АБЗАЦ

Любой текст состоит из отдельных предложений, объединенных одной мыслью, и разбивается на отдельные абзацы. Они облегчают восприятие новых мыслей при чтении.

Абзацы принято начинать с новой строки.

Первая строка каждого нового абзаца в машинописных работах начинается с отступом на пять знаков от левого поля. Для этого делают пять ударов по клавишу пробела и на шестом начинают писать текст.

При письме текста через один интервал между абзацами делают дополнительный межстрочный интервал для удобства чтения текста. При выполнении текста через полтора или два интервала дополнительный интервал между абзацами не делается.

 

ЗНАКИ

1.      Знаки:  .  ,  :  ;  ...  «  (  )  !  ?  %  -  пишут без пробела.

2.      Знаки:    §  - пишут с пробелом.

3.      Знак "черточка": перенос и дефис – пишут без пробела; тире – с пробелом.

4.         Подчеркивающая черта: точка и запятая – не подчеркиваются, скобки и кавычки – подчеркиваются.

5.         Математические  знаки  +  -  :  х  =  пишут с пробелом.

6.         Буквенные обозначения единиц, входящих в произведение, следует отделять точками на средней линии как знаками умножения:  А . м2

7.         Допускается  в машинописных текстах точки между буквенными обозначениями единиц, входящих в произведение, не поднимать:  А . м2

8.         Показатели степени и индексы пишут на пол-интервала выше или ниже строки:      63   А4.

9.      Градусы (строчная буква "о"), минуты (запятая), секунды (кавычки)  - пишут без пробела. Градусы и минуты – на пол-интервала выше:  5о14'30".

10.         Разделительная черта используется для написания простых дробей, пишут без пробела. У смешанных дробей целые числа отделяют пробелом:  7  1/2.

11.         Десятичные дроби пишут через запятую без пробела: 12,8.

12.         Единицы измерения в сочетании с цифрами пишут с пробелом: 2 см   3 м   9 кг.

13.         Химические формулы печатают прописными буквами, цифры – на пол-интервала ниже: Н2SО4.

14.         Буквенно-цифровые обозначения пишут без пробела или через дефис: дом 9а,  9-а.

15.         Инициалы пишут без пробела:  Н.П.Корж.

16.    При написании римских цифр для обозначения веков, томов, глав используют прописные буквы. Римские цифры главенствуют над арабскими: Раздел III, глава 7.

17.    Числа, имеющие значение более одной тысячи, рекомендуется писать цифрами и словами: 20 тыс.экз

18.         Расшифровка денежной суммы имеет только одну форму написания: вначале пишется вся денежная сумма цифрами, а затем в скобках сумма словами:               300 (триста) гривень.

19.         Рекомендуется опускать слово "год" при цифровом обозначении дат в круглых скобках:  (1998-2000)

20.    Цифры в номерах телефонов отделяют пробелом: 242 1624.

 

ОФОРМЛЕНИЕ  ЗАГОЛОВКОВ  И  ПОДЗАГОЛОВКОВ

1.            Заголовки пишут по центру рабочей строки прописными буквами (научные статьи, доклады, инструкции, наименования документов, литературные произведения).

Расчет заголовка по центру строки производят по формуле:

(64 - х) : 2,

где 64 - количество знаков в рабочей строке;

       х   - количество знаков, букв и пробелов в заголовке.

2.     В конце заголовка знаки препинания не ставятся, кроме ? и !.

3.     Перенос в слове заголовка запрещен.

4.     Если заголовок состоит их двух и более предложений, их разделяют точкой.

5.        Короткие заголовки (менее 15 знаков) пишут вразрядку.

6.        Заголовки (более 50 знаков) пишут в несколько строк через один интервал, учитывая смысловое значение.

7.     От заголовка к тексту делают интервал в 2 раза больше, чем в тексте.

8.     Если на одной странице несколько коротких текстов с заголовками, то от последней строки текста до следующего заголовка делают двойной интервал (в два раза больше).

9.        Заголовки от левого поля пишут при оформлении рабочих материалов с большим количеством заголовков и подзаголовков.

10.        Подзаголовки:

            а) пишут строчными буквами;

б) выделяют подчеркиванием, разрядкой, заключают в скобки;

в) расстояние от заголовка до подзаголовка - 2 интервала;

г) от подзаголовка к тексту в 2 раза больше, чем в тексте.

 

ОФОРМЛЕНИЕ  ПРИМЕЧАНИЙ,  ПРИЛОЖЕНИЙ,  ОСНОВАНИЙ

1.        Примечание - это дополнительное пояснение к тексту.

        1.1.        Слово “Примечание” пишут строчными буквами от левого поля, в конце ставят точку (если одно примечание) или двоеточие (если несколько примечаний).

        1.2.        Текст примечаний пишут столбиком через один интервал.

        1.3.        Если примечаний несколько, то они нумеруются арабскими цифрами, а между примечаниями делают два интервала.

        1.4.    От текста до слова “Примечание” - два интервала.

2.        Приложение - это дополнение текста справочными материалами (справки, таблицы, чертежи и т.д.). Оформляется аналогично примечанию, но всегда пишется в единственном числе, ставится двоеточие.

3.        Основание - это причины, факты, доводы, на основании которых созданы документы (приказы, акты). Оформляется аналогично приложению.

 

ОФОРМЛЕНИЕ  ССЫЛОК

Ссылка - это дополнение, пояснение или указание в тексте.

1.            Ссылка обозначается знаком “сноской” - арабскими цифрами или звездочкой (строчная буква “х” и черточка под цифрой “2”).

2.            Звездочки применяют в цифровых работах, где не больше трех ссылок на страницу.

3.            Сноски нумеруют на каждой странице отдельно, порядковый номер ставится на пол-интервала выше строки без пробела (звездочки ставят таким же образом).

4.         Текст  ссылки  пишут  внизу  страницы  под  чертой  (длина  черты - 20 ударов).

5.         От текста до черты и после нее до ссылки должно быть по два интервала.

6.            Последняя строка последней ссылки должна располагаться на уровне нижнего поля страницы.

7.         Номер ссылки ставят с абзаца на пол-интервала выше текста ссылки, затем делают пробел и пишут ее с заглавной буквы.

8.         Текст большой ссылки пишут через один интервал, вторую и последующие строки начинают от левого поля.

9.            Расчет размещения ссылки можно представить следующей формулой:

(А + В) - С,    где

А  -  общее количество строк в ссылках;

В  -  общее   количество    интервалов,    только    между    ссылками,   учитывая два интервала под чертой;

С  -  количество ссылок.

10.        Нумерация сносок может быть постраничной (в пределах одной страницы) и сквозной (через всю работу). 

Главная | Контакты | Женский форум | Знакомства | Дом в селе

Rambler's Top100

© 2000-2018 Юлия Сержан