Діловодство. На русском: Деловодство.   Додати до Обраного   Зробити Стартовою
  Головна


ФУНКЦІЇ  СЕКРЕТАРЯ

         Професія секретаря належить до обслуговуючих. Завдання секретаря полягає в тому, щоб звільнити керівника від виконання нетворчих, технічно-допоміжних операцій. До його обов’язків входить виконання великого обсягу робіт по накопиченню, оформленню, обробці усної та письмової інформації, а також організація та прийом відвідувачів, підготовка засідань і нарад.

Дуже важливим фактором в роботі секретаря є встановлення ділових стосунків з керівником, вміння виконувати роботу, дотримуючись стиля керівника. Ефективність праці залежить від здібностей, нахилів, уподобань, індивідуальних психологічних особливостей людини.

На перший погляд необізнаній людині може здатися, що в роботі секретаря все просто і ніяких особливих знань не потрібно. Однак, це не так. Професія секретаря вимагає від людини, яка обрала її, високого рівня професійної підготовки, цілого комплексу особистих рис, ділових якостей, що зумовлені специфікою секретарської праці.

       

        Умовно обов’язки секретаря можна поділити на роботу з документного та бездокументного обслуговування керівника.

 

До операцій з бездокументного обслуговування належать:

·        виконання технічних функцій по забезпеченню роботи керівника;

·        підготовка засідань і нарад;

·        прийом відвідувачів;

·        телефонне обслуговування;

·        підготовка відряджень;

·        планування своєї роботи;

·        знання іноземних мов;

·        високий загальноосвітній рівень (знання з історії свого міста, архітектурних та культурних пам’яток, щоб в разі потреби секретар міг провести ознайомчу екскурсію).

 

До операцій з документного обслуговування належать:

 

·        складання, редагування, оформлення службових документів та їх реєстрація, обробка, контроль виконання;

·        формування справ і передача на зберігання до архіву;

·        стенографування;

·        розшифрування й оформлення текстових робіт;

·        володіння методами роботи на ПК з використанням текстових редакторів.

Потрібно врахувати, що обов’язки секретарів керівників різних рівнів відрізняються за змістом та обсягом. Здебільшого секретарі керівників великих підприємств (секретар керівника, офіс-менеджер) мають у своєму розпорядженні фахівців, які виконують: друкарські роботи - оператор, роботу з документами - діловод.

Секретар структурного підрозділу виконує, крім своїх обов’язків, значний обсяг друкарських робіт, веде табель-календар робочого часу співробітників свого підрозділу.

 

Питання до теми

 

1 У чому полягають обов’язки секретаря?

2 Від чого залежить ефективність праці секретаря?

3 Назвіть операції по бездокументному обслуговуванню.

4 Назвіть операції по документному обслуговуванню.

5 Чим відрізняються обов’язки секретарів різних рівнів?



Головна | Женский форум | Дом в деревне | Контакти Rambler's Top100

© 2000-2017 Юлія Сержан