Діловодство. На русском: Деловодство.   Додати до Обраного   Зробити Стартовою
  Головна


ПІДГОТОВКА  ВІДРЯДЖЕННЯ  КЕРІВНИКА

       Готуючи відрядження для керівника секретарю необхідно:

        1) замовити, а потім придбати квитки;

        2) підготувати всю необхідну інформацію, яка може стати в нагоді керівникові;

        3) підготувати та добрати документи, які будуть потрібні під час відрядження;

        4) надрукувати програму відрядження (у двох примірниках – один керівникові, другий – собі), в якій зазначити:

·        назву організації та  структурних підрозділів;

·        список, в якому вказати: посаду, прізвище, ім’я, по батькові, службовий телефон посадових осіб, з якими керівникові доведеться зустрічатися;

·        зміст запланованих заходів;

·        місце та час їх проведення;

·        зручний маршрут проїзду до готелю та організації.

        Вся інформація подається після попередньої телефонної розмови з секретарем організації, до якої їде керівник.

        5) забезпечити керівника:

  • записником для нотаток;
  • авторучками та олівцями;
  • бланками установи;
  • пластиковими конвертами або теками /папками/ та іншим канцелярським приладдям.

Під час відсутності керівника секретар:

  • виконує свої звичайні обов’язки;
  • більше уваги приділяє питанням, пов’язаним з формуванням справ;
  • кореспонденцію, що надходить, передає заступнику керівника, який тимчасово виконує його обов’язки;
  • переадресовує телефонні виклики  в.о.керівника;
  • якщо відрядження позапланове,  доводить до відома відвідувачів з особистих питань, що прийом відміняється (вказує причину), зазначає час наступного прийому або дає телефон для довідок.

Після повернення керівника з відрядження секретар:

·        інформує про виконання дорученнь і завдань;

·        інформує про питання, що виникли під час відрядження та яким чином вони були вирішені;

·        обробляє матеріали відрядження – друкує, тиражує, передає до відповідних структурних підрозділів та виконавцям;

·        оформлює звіт про відрядження.

 

ПИТАННЯ ДО ТЕМИ

 

1 Що необхідно зробити секретарю в першу чергу для підготовки відрядження       керівника?

2 Яку інформацію містить програма відрядження?

3 Чим секретар повинен забезпечити керівника для його відрядження?

3 Що секретар виконує під час відсутності керівника?

4 Що робить секретар після повернення керівника з відрядження?



Головна | Женский форум | Дом в деревне | Контакти Rambler's Top100

© 2000-2017 Юлія Сержан