Діловодство. На русском: Деловодство.   Додати до Обраного   Зробити Стартовою
  Головна


ПРОФЕСІЙНА  ЕТИКА  СЕКРЕТАРСЬКОЇ  ПРАЦІ

Вимоги до зовнішнього вигляду секретаря

Культура робочого місця секретаря

Культура поведінки й спілкування секретаря

 

Вимоги до зовнішнього вигляду секретаря

        Відвідувачі, що приходять до установи, звертаються за допомогою здебільшого саме до секретаря. Від того, як виглядає секретар, в значній мірі залежить враження щодо установи в цілому.

                  Зовнішній вигляд секретаря має бути заздалегідь продуманим

і сучасним.

        Для секретаря недоречні: занадто яскраве вбрання, декольтоване вечірнє плаття, взуття спортивного типу, домашнє взуття.

        Залежно від пори року одяг секретаря має бути різноманітним за кольоровою гамою, а також за фактурою тканини. Важлива вимога до вбрання – стриманість, елегантність, залежність від напрямку моди.

        Не рекомендовано доповнювати вбрання претензійними, великими за розмірами прикрасами, недоречні занадто вишукані дорогоцінності. Прикраси мають підкреслювати елегантність вбрання та добрий смак його власника. Взуття добирається до одягу. Воно має бути зручним, однак це  не означає, що ви можете ходити на роботі у тому, що вийшло з моди. Враховуючи велике навантаження на ноги протягом робочого дня, не рекомендовано одягати взуття на високих підборах.

        Секретар має постійно дотримуватись особистої гігієни. Руки повинні бути в ідеальному стані. Нігті не повинні бути занадто довгими, аби не заважати  роботі при друкуванні текстів. Лак для нігтів потрібно добирати спокійних відтінків. Також потрібно слідкувати за тим, щоб лак на нігтях весь час був свіжим.

        Здебільшого молоді дівчата захоплюються вживанням косметики понад міру. Головне в використанні косметики – саме відчуття міри. Денний макіяж повинен бути майже непомітним для стороннього ока. Його призначення – підкреслити принадність рис обличчя, приховати вади, а не викликати подив у відвідувачів установи.

 

Культура робочого місця секретаря

Робоче місце секретаря має відповідати всім вимогам, що забезпечують максимальну зручність в роботі та мінімальні витрати часу.

        Одна з найголовніших вимог до робочого місця (секретар повинен її дотримуватись) – бездоганний порядок та чистота.

        Для того, щоб приймальня мала гідний вигляд, секретар повинен:

·        перш за все критично проаналізувати наявне обладнання, меблі, канцелярське приладдя, що знаходяться в приміщенні, звернути увагу на оформлення інтер’єру;

·        продумати та докласти зусиль щодо реалізації в життя варіанту раціонального розміщення меблів та обладнання в приймальні, але свої дії обов’язково слід погоджувати з керівником;

·        зробити все необхідне для того, щоб відвідувач почував себе зручно, бо сама назва приміщення “Приймальня” означає, що саме тут відвідувачі мають чекати зустрічі з керівником;

·        не захаращувати особистими речами проходи в приймальні, а саме - господарські речі, взуття має знаходитись у шафі;

·        на столі та в шухлядах столу підтримувати порядок та чистоту;

·        не слід вивішувати на стіни фотографії акторів, яскраві проспекти, які не стосуються діяльності установи; краще прикрасити стіни картинами, що створить більш привабливий інтер’єр;

·         на стіні поряд з дверима кабінету керівника, має бути вивішена дощечка з зазначенням годин прийому відвідувачів керівником;

·        постійно здійснювати контроль за станом меблів та технічного обладнання.

 

Культура поведінки й спілкування секретаря

        Найважливішим показником культури секретаря є люб’язність, коректність, чемність, доброзичливість. Секретар повинен володіти мімікою, інтонацією голосу. Слід пам’ятати, що він має працювати в тісному контакті з людьми. Звичайно, артистична вдача може стати у нагоді для того, щоб подолати в собі інколи негативне ставлення до відвідувача.

        Робоча поза секретаря повинна бути строго фіксованою. Сидіти слід вільно, не напружено. Положення корпусу має бути природнім, спокійним, без нахилів вперед чи назад. Не рекомендовано опиратися на спинку стільця. Сидіти потрібно так, щоб в момент відпочинку було зручно відхилятися на спинку, не змінюючи при цьому положення.

        Секретар не повинен вести приватні розмови по телефону й розмови, що містять інформацію про службові таємниці, коли в приймальні знаходяться відвідувачі.

        Секретар повинен знати правила вітання. Якщо виникає потреба у вітанні за руку, то необхідно встати з-за столу, вийти до відвідувача й подати руку. Першими подають руку працівники вищих рангів та жінки. Жінка може руку не подавати, якщо вона цього не бажає. Знайомлять таким чином: молодшого за віком і службовим станом –  зі старшим; жінку з чоловіком і т.ін.

Секретар повинен пам’ятати: злий вираз обличчя, грізний погляд, іронічність, зневажливе ставлення до відвідувачів – ознаки низького рівня культури секретаря.

 

Питання до теми

 

1 Які вимоги ставлять до зовнішності секретаря?

2 Яким повинно бути робоче місце секретаря?

3 Які є показники культури секретаря?

4 Які є правила поведінки стосовно прийому відвідувачів?

5 Які правила вітання повинен знати секретар?



Головна | Женский форум | Дом в деревне | Контакти Rambler's Top100

© 2000-2017 Юлія Сержан