Діловодство. На русском: Деловодство.   Додати до Обраного   Зробити Стартовою
  Головна


ДОКУМЕНТООБІГ

Прийом документів

Обробка та реєстрація документів

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

Контроль виконання документів

Обробка та відправлення вихідної кореспонденції

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

Розносна книга

 

Документообіг – це рух документів в організації або фірмі з моменту їх створення або отримання до відправлення або передачі їх на зберігання до архіву.

           Об’єм документообігу складається з вхідних, вихідних та внутрішніх документів, які оброблені за період одного календарного року.

           Основні етапи документообігу:

  • прийом вхідної кореспонденції;
  • обробка та реєстрація документів;
  • контроль  виконання документів;
  • обробка та відправлення вихідної кореспонденції.

 

Прийом документів 

         Документи надходять до установи:

  -  від спеціалізованих підрозділів;

   -  від установ зв’язку;

  -  від посадових осіб споріднених або сторонніх організацій;

  -  від громадян.

Під час прийому документів необхідно перевірити:

    -  вірність адресування та наявність вкладень у конвертах;

    -  наявність реєстраційно– контрольних карток до цих документів;

    -  відповідність заповнених реквізитів змістові документів;

При неправильному адресуванні переадресовують кореспондентові.

Якщо виявлено недолік вкладень, складають акт.

Приймаючи документи від співробітників, секретар повинен:

   -  з’ясувати характер роботи, виконаної за резолюцією керівника;

   -  при необхідності запропонувати виконавцеві зробити доповнення  згідно резолюції;

   -  після перевірки документ передати керівникові;

   -  повідомити виконавця про результати розгляду документа керівником.

 

 

Обробка та реєстрація документів 

         Реєстрація документів – присвоєння індексу (номера) і проставлення його на документі з наступним записом коротких даних про нього в журналі, картці або в ПК.

1 Після прийому кореспонденції секретар розглядає надіслані документи.

2 Конверти, як правило, знищують, зберігають у таких випадках:

- коли дату та адресу можна встановити за допомогою конверта;

- якщо на конверті проставлена помітка “Секретно”, “Конфіденційно”,

“Для службового користування”.

        3 На отриманих документах у правому куті на нижньому полі ставлять помітку про надходження (проставляють дату та номер вхідного документа) згідно нумерації в журналі реєстрації документів.

        4 Після попереднього розгляду та реєстрації документів секретар розподіляє їх за призначенням.

        5 Документи, які підлягають розгляду керівником разом з підібраними до них матеріалами, вкладають у папку з написом “НА РОЗГЛЯД”, де повинна бути проставлена дата подання документа на розгляд.

6 Документи, що залишилися після розгляду секретарем, доставляють в підрозділи та виконавцям.

 

 

Журнал реєстрації вхідної кореспонденції 

Вхідний номер та дата

Кореспондент

Дата та номер документа

Заголовок

Резолюція

Прізвище виконавця

Відмітка про виконання

Примітка

 

        На обкладинці журналу зазначають назву установи, назву журналу, номер за номенклатурою справ, почато _________, закінчено _________.

Якщо документи реєструють в журналах, то всі аркуші журналу повинні бути пронумеровані в правому верхньому куті, прошиті нитками, кінці яких виводять на останній аркуш. Їх заклеюють папером, який на 2-3 см більший ніж печатка. На ньому пишуть: “В даному журналі прошито,  пронумеровано і скріплено печаткою 175 (сто сімдесят п’ять) аркушів”. Вказують прізвище й ініціали секретаря, ставлять підпис і печатку.

        Якщо журнал закінчується, на останній сторінці оформлюють запис: “В даному журналі зареєстровано 270 документів”. Вказують посаду, прізвище,  ініціали, ставлять підпис та дату.

 

 

Контроль виконання документів

 1  В установі слід мати перелік документів, термін виконання яких підлягає обов’язковому контролю. Для документів без зазначення терміну, таким є 10 днів.

2  На контроль ставлять доручення керівника, зазначені:

·        у резолюціях на вхідних документах;

·        у формі усного розпорядження;

·        в організаційно-розпорядчих документах;

·        у вихідних документах, на які очікують відповідь.

3  Документи на контроль ставлять за вказівкою керівника. Для цього на докуметі проставляють штамп „Контроль” або літеру „К на лівому полі на рівні заголовка до тексту.

4  Після надходження виконаного документа секретар повинен:

  • перевірити терміни його виконання з зазначеним в резолюції;
  • перевірити, чи вірно оформлений документ;
  • щоб зняти документ з контролю, помічають в журналі про виконання та вказують номер справи, в якій буде зберігатися документ.

 

 

Обробка та відправлення вихідної кореспонденції 

Основні етапи обробки вихідної кореспонденції:

·        складання проекту документа:

·        узгодження проекту з відповідними посадовими особами;

·        перевірка відповідного  оформлення документа;

·        підписання та узгодження (при необхідності);

·        відправка документа адресату;

·        підшивка 2-го примірника документа у справу.

1 Проект документа складає виконавець і узгоджує з відповідними посадовими особами.

2   Документи повинні бути оброблені й відправлені в той же день.

3 Вихідний документ оформлюють у двох примірниках: перший - відправляють адресату, другий – підшивають у справу.

Якщо документи повинні бути повернені назад, на них проставляють штамп “Підлягає поверненню”, про що роблять помітку в журналі реєстрації документів.

4 Відправляючи кореспонденцію через відділення зв’язку, секретар повинен:

  • на конвертах зазначити поштову адресу відправника та одержувача;
  • перевірити наявність додатків;

якщо кореспонденція рекомендована, укладається  реєстр згідно зазначеного зразка.

5 Термінову кореспонденцію в межах даної місцевості доставляє співробітник (кур’єр).

6   Якщо пошту доставляє кур’єр, то вносять запис про документ в розносну книгу.

 

Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

Дата та індекс документа

Кореспондент

Зміст документа

Прізвище виконавця

Відмітка про виконання

 

 

Розносна книга

№ з/п

Найменування документа

Вихідний номер

Дата відправлення

Кому адресовано

Розписка в одержанні

 

 

ПИТАННЯ ДО ТЕМИ

1 Охарактеризуйте документообіг.

2 Назвіть основні етапи документообігу.

3 Як відбувається прийом документів?

4 Як оформлюють реєстрацію документів?

5 Як відбувається контроль за виконанням документів?

6  Як відбувається обробка та відправлення вихідної кореспонденції?



Головна | Женский форум | Дом в деревне | Контакти Rambler's Top100

© 2000-2017 Юлія Сержан