Діловодство. На русском: Деловодство.   Додати до Обраного   Зробити Стартовою
  Головна


ЗБЕРІГАННЯ  СПРАВ  ТА  ЗДАВАННЯ  ЇХ  ДО  АРХІВУ

         1 В кінці календарного  року виконані документи повинні бути підготовлені до передачі їх на зберігання.

        2  Існує  три системи зберігання справ:

        1) зберігання документів на паперових носіях;

        2) система мікрофільмування;

                3) електронна система.

        2 Якщо  справи зберігають в шафі, то їх розташовують одна за одною згідно НС, яку розміщують на внутрішній стороні шафи.

        3 Справи  можуть  видаватись співробітникам для роботи за розпорядженням керівника. А на справу, яку видали, необхідно завести картку, що буде замінювати справу. Стороннім організаціям справи видають по акту.

        4 До  того, як справи будуть передані до державного архіву, їх зберігають в архівах установи  протягом таких термінів:

-         в установах державного підпорядкування – 15 років;

-         в установах обласного підпорядкування    - 10 років;

-         в установах місцевого або районного підпорядкування –

     5 років;

-         матеріали по особовому складу – 75 років;

-         записи актів стану громадян (РАЦСу) - 75 років.

          5 Після закінчення названих термінів зберігання справи передають до відомчих або державного архівів.

        6 У невеликих  фірмах та установах може бути відсутній відомчий архів. В цьому випадку роботу по діловодству і передачі справ до державного архіву виконує секретар.

        7 Для передачі справ у архів утворюють та затверджують наказом керівника установи експертну комісію у складі 3-5 осіб, яка керується правилами та інструкціями Головного архівного управління.

        8 Комісія визначає та добирає документи для знищення  та для передачі до архіву, термін зберігання яких закінчився. Це справи постійного та тимчасового  зберігання, особові справи, описи справ, документи по особовому складу і акт про знищення документів, узгоджений з відомчою установою.

        9 Справи постійного зберігання підлягають повному оформленню. Для цього необхідно:

·перегрупувати документи у справах в прямій хронологічній послідовності;

·пронумерувати аркуші у справі в правому верхньому куті;

·скласти внутрішній опис документів для найбільш цінних справ;

·в кінці справи підшити засвідчуючий лист;

·підшити справу в теку (папку);

·перевірити й уточнити реквізити на обкладинці справи.

Зразок внутрішнього опису справи:

№ документа

Дата

Короткий зміст

№ сторінки у справі

Примітки

 

 

Зразок засвідчуючого листа справи

 

ЗАСВІДЧУЮЧИЙ ЛИСТ СПРАВИ №______

12.04.2007

 

 

        У справі підшито й пронумеровано ___________________________________аркушів,
                                                                   (цифрами й прописом)

 у тому числі: літерні аркуші ___________________________________________________

пропущені номери ____________________________________________________________

аркуші внутрішнього опису ____________________________________________________

  

Секретар                                                        підпис                              П.Р.Кушнір

 

Питання до теми

 

1 Які є системи зберігання справ?

2 Коли документи повинні бути підготовлені на зберігання?

3 Які є терміни зберігання справ в установах?

4 Хто готує документи та справи для передавання до архіву?

5 Як оформлюють справи постійного зберігання?



Головна | Женский форум | Дом в деревне | Контакти Rambler's Top100

© 2000-2017 Юлія Сержан