СЛУЖБОВІ  ЛИСТИ

        Службовий лист – спосіб обміну інформацією між організаціями, підприємствами, фірмами (Додатки 5, 6).

        Лист – єдиний документ, на якому не ставлять назву його виду, як, наприклад, «АКТ», «НАКАЗ» тощо.

        Службовий лист друкують на спеціальних бланках. Склад і розташування реквізитів бланка повинні відповідати ДСТУ.

        Реквізити службового листа: державний герб або емблема, найменування міністерства, відомства, організації, поштова адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку, дата, індекс, посилання на дату та номер вхідного документа, адресат, заголовок до тексту, текст, підпис, повідомлення про направлення копії в інші адреси та у справу, прізвище й телефон виконавця.

        Текст листа повинен бути лаконічним, переконливим. Писати треба точно й просто, надаючи перевагу простим поширеним реченням. При цьому необхідно прагнути  того, щоб кожне слово несло максимум інформації.

        Листи бувають: супровідні, гарантійні, циркулярні, претензійні, інформаційно-рекламні тощо.

        Супровідний – це лист, в якому  адресату повідомляють факт відправлення йому документів, які додають до цього листа.  Листи слід починати словами: направляємо, додаємо, надсилаємо, представляємо, повертаємо.

        Гарантійний лист – це документ, у якому гарантується виконання зобов'язань, зазначених у листі.

        Циркулярний – це лист, в якому  одну й ту ж інформацію надсилають у декілька адрес організаціям нижчого підпорядкування.

        Претензійний (рекламаційний) лист – це документ у якому пред'являють претензії до термінів, якості, кількості продукції і т.ін. Направляють винній стороні з метою врегулювання суперечок.

        Інформаційно-рекламний - це лист, мета якого – зацікавити споживача. Приклад: «Якщо хочете, щоб про Ваше підприємство дізналися споріднені підприємства в США…, знайти партнерів, продати відходи виробництва за валюту, придбати передові технології…, Ви можете розмістити інформацію про Ваше підприємство в нашому збірнику. Вартість замовлення…

Зразок бланка-замовлення додається. Загальний розмір тексту не повинен перевищувати одну сторінку».

ПИТАННЯ  ДО  ТЕМИ

1 Що таке службовий лист?

2 Назвіть реквізити службового листа?

3 Які є правила при складанні тексту службового листа?

4 На які види поділяють листи?