Діловодство
Секретарська справа. На русском: Деловодство.   Додати до Обраного   Зробити Стартовою
  Головна


ОФОРМЛЕННЯ  ЗАКОРДОННОЇ  БІЗНЕС-КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

 Комерційні листи до іноземних партнерів (Додаток 7) оформлюють за міжнародними стандартами ISO.

Листи оформлюють на папері формату А4  з полями 2,54 см.

        У лівому верхньому куті або у центрі верхньої частини аркуша розташовують емблему і назву компанії. Якщо компанія маловідома і з назви не зрозуміло, чим вона займається‚ може бути указаний профіль її діяльності‚ наприклад‚ “Маркетингові дослідження”‚ “Міжнародні перевезення”.

 Під назвою компанії або на нижньому полі аркуша вказують адресу офісу, яка містить поштову та електронну адреси, номери телефонів і факсів‚ адреси та телефони представництв компанії та її філій‚ номер декларації або  ліцензії.

 Усі  реквізити набирають без відступів від межі лівого поля.

 Відстань між реквізитами становить 2-4 інтервали.

 Посилання документа може бути цифровим‚ літерним або літерно-цифровим‚ наприклад:

Reference: 236

Ref: NS

Ref: NS/236

Ref: NS/JF/236,

де Reference (Ref) – посилання‚ NS – ініціали автора‚ JF - ініціали виконавця, 236 – порядковий номер документа.

 Якщо лист є відповіддю‚ то перед посиланням указують вихідний номер ініціативного листа‚ наприклад,:

Your reference 36

Дату вказують літерно-цифровим способом‚ наприклад:

25th February, 2007

        Адресу одержувача складають із розташованих по рядках:

– імені та прізвища одержувача;

– назви компанії;

– номера будинку та вулиці;

– міста;

– штату (графства)‚ поштового округу (вказаного цифрами);

– країни.

Звернення набирають від лівого поля. Перед зверненням відступ –

 3-4 інтервали.

 Діловий лист починають із слів “Dear  …” У залежності від того‚ кому адресовано лист, можуть вживатися такі фрази:

Dear Sir 

Dear Madam                – якщо ім‘я одержувача невідомо

Dear Sir or Madam

Dear Mr. … – пану, ім‘я якого відомо;

Dear Mrs. … – заміжній жінці;

Dear Miss … – незаміжній жінці;

Dear Ms. … – заміжній або незаміжній жінці;

Gentlemen – якщо лист адресують фірмі у США;

Dear Sirs – якщо лист адресують фірмі у Великобританії.

 Заголовок листа (необов‘язковий реквізит) указують перед звертанням:

RE: – скорочення слова “reference” (відносно);

In re: – скорочення словосполучення “in regarding” (стосовно);

Subject: – (предмет‚ тема‚ питання).

Наприклад:

RE: The Advertising and Promotion

або

Subject: Order # 214

 Текст набирають від лівого поля. 

 Після тексту оформлюють заключну формулу ввічливості. Вона повинна відповідати по формі звертанню одержувача листа.

Якщо лист починають словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то закінчують виразом: Yours sincerely (щиро Ваш). Це словосполучення використовують у діловому листуванні найчастіше.

        Після заключної формули ввічливості  - відступ не менше 4-х інтервалів  для особистого підпису автора листа. Під підписом указують його розшифрування: ім‘я та прізвище‚ у наступному рядку – посаду особи, яка підписала документ.

 Якщо лист має додатки‚ то їх указують так:

Enclosure (додаток): Contract # 25/P34

або зі скороченням:

Encl: Order # 165

 При направленні копій листа (carbon copy) декільком адресатам указують прізвища осіб або компанії, яким надіслані копії, наприклад:

cс J. Berber, Accounts Manager

 

ПИТАННЯ  ДО  ТЕМИ

 

1 За якими стандартами оформлюють лист до іноземних партнерів?

2 Які формати використовують при оформленні бізнес-кореспонденції?

3 Вкажіть розміри полів листа.

4 Які принципи пунктуації використовують?

5 Назвіть складові частини адреси на листі.

6 Які звертання до адресата використовують і в яких випадках?

7 Яку інтервальність використовують при складанні листів до закордонного партнера?